【中華百科全書●圖書出版●圖書館自動化】

楊籍富

【中華百科全書●圖書出版●圖書館自動化】

 

利用電子計算機或其他機器以協助處理圖書館各項作業，以及從事資訊檢索服務等，謂之圖書館自動化。

 

圖書館作業，包括圖書資料徵集、期刊訂閱、編目、流通出納、參考服務、館際合作、書目控制，以及圖書館行政管理與預算控制等。

 

資訊檢索服務，係利用電子計算機進行編製索引、摘要，及建立書目資料庫（DataBase）。

 

使用者（Users）可透過終端機（Terminal）查尋最新的文獻消息與研究有關的資料，我國交通部國際電信局提供國內各圖書館或研究機構裝設的「國際百科」屬之。

 

電子計算機，亦稱電腦，可分為微電腦（Microcomputer）、迷你或小型電腦（MiniComputer）與大型電腦（LargeMainFrameComputer）三種。

 

圖書館可視其作業量之多寡與特性，選擇適合之機型。

 

小型電腦較適合於個別作業系統，譬如，流通出納或圖書採購作業等；

 

大型電腦適用於整合（Integrated）作業系統，亦即圖書館的各項作業，可由一套大型電腦來完成。

 

一、自動化的發展西元一八八七年，賀福曼（HermanHollerith）利用打孔紙帶與簡單的列表機，進行人口調查資料的統計工作，成效頗著，是為資料處理自動化的開端。

 

經過研究與改良，賀氏於一八九○年發明了當今眾所熟悉的IBM八十欄位的孔卡（PunchedCard），使自動化作業更邁向新的里程。

 

美國德州大學於一九三六年最先利用孔卡系統，從事圖書館的出納作業。

 

繼之於一九五○年美國國會圖書館亦用孔卡系統進行編製書本式的目錄工作。

 

早期的孔卡系統，祇是資料的儲存媒體，使用的機器也祇能做到排序與印表的工作。

 

圖書館作業真正利用電子計算機應屬於一九六○年代，時間較工商業界稍為落後，乃是早期發展的電子計算機不太適用於圖書館的作業要求。

 

美國國立醫學圖書館最早利用電子計算機進行醫學文獻處理工作。

 

一九六四年一月正式由電腦印出醫學索引（IndexMedicus），同時亦提供線上檢索醫學資料的服務（MEDLINE）。

 

麻省理工學院的INTREX與美國國會圖書館的MARC計畫，分別在線上資訊檢索與機讀目錄方面，奠下了良好的基礎。

 

利用電子計算機處理圖書館作業，可分為兩種方式，亦可視為其發展的過程。

 

六○年代中期以前，大都為線外的批件處理系統（Off-line,Batch-ProcessingSystem），即利用孔卡、紙帶或磁帶輸入資料，電腦依程式的要求處理各項作業，並將結果印出。

 

到了六○年代末期，使用終端機的鍵盤，直接與電腦連線進行資料的處理作業逐漸普遍，亦即線上（On-line）系統。

 

INTREX計劃是圖書館線上作業的開端；

 

一九六七年相繼在俄州哥倫布市發展的OCLC與史丹福大學發展的BALLOTS系統，更是圖書館作業自動化的典型。

 

圖書館各項作業是互為貫連的，因此設計整合系統是自動化作業的目標與理想。

 

舉例來說，採購單位訂購一本新書時，它原先進入電腦的記錄，即使在編目或流通出納單位同樣可被利用，而不必個別再做輸入的工作。

 

這種整合系統的建立，如今雖有很多圖書館設計完成，但大都屬個別使用的階段。

 

對外界推廣的有IBM的DOBIS系統與美國醫學圖書館的ILS系統。

 

已受囑目。

 

二、採購與編目作業的整合採購與編目同屬技術性的作業，其互為關係較之於其他作業，如流通出納，更為密切。

 

因此，很多系統都將此兩種作業合併設計。

 

資料的建檔需要設定標準格式，如此電腦才能處理。

 

如MARC的書目儲存磁帶格式即是。

 

此外，每一書目的輸入記錄以及採購與編目作業相關的款目與儲存所需的欄位長度，如書名、作者、版次、書商資料、經費預算、標題，以及所需報表或通知單的印出格式等，都需一一設計周詳。

 

三、流通出納作業流通出納（Circulation）作業，在於控制圖書資料的流通狀況。

 

如何人何時借出？

 

何時還書？

 

他如，因書資料的預約、逾期通知、逾期罰款，以及各項出納統計等，皆能正確且快速地完成。

 

在整合作業系統裏，流通出納系統，需要與館藏資料檔和使用者資料檔配合，始能完成上述的作業要求。

 

館藏資料檔除了必要的書目記錄外，館藏的使用類別，如參考工具書、限閱資料、教科書等都為建檔的要素；

 

使用者資料檔，其身分、通信處皆為設計之列。

 

其次，流通政策，例如，不同身分的使用者借閱期限，逾期罰款的計算標準，預約規定等，都是設計系統應考慮的因素。

 

四、叢刊作業叢刊（Serial）即是連續性的出版品，如期刊、報紙、年刊、學報、會議記錄與會議論文等。

 

這類文獻不同於一般性的圖書資料，如刊名的更迭、出版期的變化、版本大小不一、定期的裝訂作業、特別的閱覽規則等。

 

因此，系統的設計較具獨立性。

 

它主要做到下列三個要求：（一）館藏消息的報導：即隨時提供使用者有關館藏的狀況，如某一期刊到館的刊期數。

 

（二）訂閱作業的處理：即對叢刊的選擇、訂閱、到館記錄、續訂以及催缺等。

 

（三）館藏控制：即為裝訂與流通作業的控制。

 

叢刊作業自動化，讓使用者隨時能以標題、館藏地、期刊代號、刊物名稱，甚至出版商等款目透過終端機查尋；

 

同時，在進行訂閱、續訂或裝訂作業時，亦能依據館內與代理商或出版商所要求的時間與規格印出訂閱單或催缺單。

 

叢刊的訂費昂貴，也易造成缺期的現象，因此館際間，不論地區性或全國性的合作，期能印製一分聯合目錄，甚至形成期刊網（Network）系統，因此在系統設計時，所需考慮的因素繁多，這都不得不要加以留意的。

 

圖書館自動化，除了上述主要作業之外，尚有各種行政管理業務以及館際間的資源分享，同樣需要由電腦協助達成。

 

預期圖書館作業將會逐漸趨向於地區性或全國性的網狀系統方面發展，彼此間將會趨於密切的合作，不論技術性的作業會因各類標準規則的訂定趨於簡化，對讀者的服務，也將會因館際間合作與分享的努力，更加順利完美。

 

（黃世雄）

 

引用：http://ap6.pccu.edu.tw/Encyclopedia/data.asp?id=7469