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【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

檔案由來甚久，自有公文，即有檔案，因為檔案係由處理公務而產生。

 

據史乘所載，政府設官典守檔案，遠肇周代，老子為柱下史，守藏周代官書，已為檔案管理之濫觴。

 

漢、明兩朝之間，我國稱檔案為簿書、或官書、或案牘，而檔案一辭，則係自清代沿用而來。

 

所謂檔案，乃指政府機關、人民團體、公司行號及個人，因處理公眾事務，而產生之文字紀錄或實物，經過種種科學管理程序，予以整理、分類、立案、編目等手續，使成為有組織有系統，既便保管，又利查檢之資料，妥存於合法之管理機構中，用供執行政務之稽憑，為史料採擇與學術研究之主要對象之一。

 

簡單地說，檔案係指依檔案管理程序，加以整理收藏，可供借調查考的各種案件資料。

 

檔案之範圍1.依管理過程分：(1)臨時檔案－－日常調閱頻繁，尚未結案之檔案；

 

(2)中心檔案－－偶而調閱，業已結案之檔案；

 

(3)永久檔案－－行政上已失時效，但具史料價值之檔案。

 

2.依時間分：(1)廣義－－凡公文自製作之日起，至存在之日止，均曰檔案；

 

(2)狹義－－一切公文案件，須待製作完畢，移歸合法管理者管理，方稱為檔案。

 

3.依空間分：(1)狹義－－只有政府之公文案件，才能稱做檔案；

 

(2)廣義－－凡政府機關、公共團體、企業組織之文件均為檔案。

 

(4)依材料分：(1)上級各種命令及手令；

 

(2)已定案之計畫、方案及法規；

 

(3)收發文稿及附件；

 

(4)各種簿冊表件；

 

(5)簽呈、報告及有關函電；

 

(6)圖片、印鑑、印鏌及各種設計圖；

 

(7)契約副本及印刷品樣本；

 

(8)各種會議日程及紀錄；

 

(9)其他雜件。

 

檔案具多元化之功用，如：(1)行政稽憑－－執行公務時援引、依據、採證之基礎，同時給予辦公人員立意遣文之靈感；

 

(2)學術研究－－提供原始資料，使研究者直接走向問題的核心，提高研究之信度、效度；

 

(3)法律信證－－定分止爭之準繩，為法理與事實之最佳佐證，於適當時機可發揮最大效用；

 

(4)史料簡擇－－編修歷史之珍貴參考資料；

 

(5)累積經驗－－妥善保存前人工作結晶，可累積前人經驗，推陳出新。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary