【溝通方式】

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【溝通方式】

 

CommunicationType

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

溝通在任何管理功能中都是一項相當重要的技巧，是組織中聯結人們達成任務的方法。

 

透過組織中人員的相互溝通，管理者不但可順利下達政策與命令來推動組織的整體運作，且可提供組織中的成員相互交換意見，抒發情感，以滿足人際上的需求。

 

因此溝通在組織中的地位，就像血液在人體一般，經由溝通使資訊順利的流通，如此一個組織才能正常運作，發揮效率。

 

溝通的方式或稱溝通的管道大致可分為3種類型，一為書面，二為口頭，三為非言語的溝通；

 

在組織中這3種型態的溝通都扮演著很重要的角色，並有其優缺點。

 

（一）書面溝通(WrittenCommunication)在大型或地區分散的組織內，書面溝通為主要的溝通方式，也是組織中傳達命令最常使用的正式管道。

 

一般而言，書面溝通的形式有：正式的公文、通告、備忘錄、公報、布告、刊物、專題報導、員工手冊、工作說明書、會議紀錄、建議書及各種意見調查等。

 

書面溝通的優點有：(l)提供永久性且一致性的紀錄，可供日後參考、查閱；

 

(2)較具正式性；

 

(3)與口頭溝通相比，由於經過事前的縝密思考，錯誤較少：(4)可傳遞較仔細且複雜的訊息。

 

書面溝通亦有許多缺點，如：(l)若文字使用不當，會使訊息變得混淆不清，造成嚴重的錯誤。

 

(2)有些訊息難以用文字表達或界定清楚；

 

(3)書面文件大都有時效性，須經常更新，費時且費錢；

 

(4)書面溝通最大的缺點就是少有提供立即回饋的機會，以澄清混淆不清的訊息。

 

（二）口頭溝通(OralCommunication)在小型的組織中，較常使用的是非正式的口頭溝通。

 

口頭溝通的型式有：晤談、口頭報告、討論會、會議、演講、電話聯繫及部門之間的協調和諮商會談等。

 

其優點有：(l)可提供立即的回饋及澄清的機會，是解決衝突的好方法；

 

(2)可迅速詳盡的交換意見，適用於觀念上的意見交流，尤其是上司與部屬的意見交換；

 

(3)除言語的交流外，尚可利用肢體語言來加強溝通。

 

口頭溝通的缺點是：(l)易造成誤解和遺忘；

 

(2)沒有紀錄難以保存；

 

(3)雖然一般而言，口頭溝通比書面溝通來的快，但若參與溝通的人太多時（如會議），卻變得非常費時。

 

（三）非言語溝通(NonverbalCommunication)凡是書面和口頭溝通以外的任何溝通方式皆屬於非言語的溝通，其中以肢體語言最具代表性。

 

非言語的溝通可以提供觀察者許多暗示，通常用來加強或補充口頭溝通的不足。

 

但管理者必須注意的是非言語溝通不可和口頭溝通產生矛盾，否則容易產生溝通障礙。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary