【副本收存制度】

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【副本收存制度】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

副本收存制度又稱副本制度，即將文件正本的複製件收藏保管以備查考之用。

 

在印刷術不發達的古代社會，副本是照正本由手工抄寫而成，故又稱抄本。

 

現代大量印刷的文件，已無正本、副本之分。

 

與正本相同的副本，多用於抄送或傳閱、參考、備查等。

 

中國的副本制度歷史久遠。

 

據文獻記載，西周時期已經建立副本制度。

 

〔周禮卷5．春官．天府〕：「天府，掌祖廟之守藏與其禁令……凡官府鄉州及都鄙之治中，受而藏之。」

 

又〔周禮卷9．秋官．司寇〕：「凡邦之大盟約，蒞其盟書，而登之於天府。

 

大史、內史、司會及六官皆受其貳而藏之」。

 

「司民，掌登萬民之數…‥及三年，大比，以萬民之數詔司寇，司寇及孟冬祀司民之日，獻其數於王，王拜受之，登於天府。

 

內史、司會、冢宰貳之，以贊王治」。

 

西周的副本制度，對我國歷代的檔案保管產生了深遠的影響。

 

唐王朝為實施均田制和租庸調制，規定地方機關「每一歲一造新帳，三年一造戶籍」（〔唐會要卷3．戶部〕），要求一式三分，逐級上報，分別保存於縣、川、尚書省，以備查閱。

 

玄宗天寶年間又規定：「天下籍造四本，京師、東京、尚書省、戶部各儲一本」（〔唐會要卷85．籍帳〕）。

 

另外，唐代作為銓選、任用官吏依據的甲歷檔案也有多種副本。

 

開始在尚書省吏部及中書、門下省的甲庫內各存一本。

 

德宗建中元年（西元780年）規定，三庫之外，又增一副本存於內庫，以防萬一。

 

宋王朝規定，地方官府的戶籍檔案，「縣每歲具帳四本，一本留縣架閣，三本連黏保明，限二月十五日以前到州；

 

州驗實畢，具帳連黏，管下縣帳三本，一本留本州架閣，三本限三月終到運轉司；

 

本司驗實畢，具都帳二本，連黏州縣帳一本留本司架閣，一本限六月終到尚書戶部」。

 

（〔慶元條法事類〕卷17）關於訴訟刑名的公文，亦照此法，最後送尚書省刑部一分收存。

 

明代的戶口冊籍稱為冊。

 

明王朝規定，黃冊每10年編造一次，每次編造4本。

 

其中3本分存於布政司、府、縣，因用青色封面，稱為青冊；

 

一本送中央戶部收存，因用黃色封面，故稱黃冊。

 

為保存黃冊，明王朝專門在南京建造了後湖黃冊庫，據〔後湖誌〕載，至萬曆30年（西元1602年），有庫房667間，收存黃冊1,530,000多冊。

 

清朝的副本制度較以往歷代王朝更加完備。

 

雍正7年（西元1729年），鑒於吏部大堂失火致使大量被焚，特降諭者：「嗣後內閣本章及各衙門檔案，皆於正本之外立一副本，另行收儲」（〔大清會典事例〕卷14）。

 

還規定，各省督撫題奏事件，嗣後一併交內閣，然後內閣將其用墨筆批錄後存儲於皇史宬之東西兩廂。

 

另外，各衙門普遍實行檔案匯抄制度，也形成了多種副本，例如軍機處所擬諭旨，由值日章京逐日逐條抄在簿冊之上，每月一冊，名曰「現月檔」；

 

再將現月檔按季匯抄成冊，以季命名為「春季檔」、「夏季檔」、「秋季檔」、「冬季檔」，總稱為「四季檔」。

 

軍機處還按問題或事件匯抄成各種專檔，如「巡幸檔」、「剿捕檔」、「西藏檔」等。

 

又如軍機處在定期修繕檔案過程中也形成多種副本。

 

〔光緒會典卷三〕：「凡清字漢字之檔，歲久則繕，清字檔每屆五年，漢字檔每屆三年，均由軍機大臣奏明另繕一分，並原檔一同存儲，以備闕失。」

 

清王朝為保存大量副本，曾在紫禁城內太和門東廡建副本庫。

 

副本制度的形成與發展，對方便統治者查考利用以及保證檔案的完整和廣為流傳，具有重要的歷史意義。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary