【圖書館預算】

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【圖書館預算】

 

LibraryBudget

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

圖書館預算是圖書館針對未來一定時間內，所有經營服務與活動計畫，所預先擬定之各種目標、政策、策略與方案，而以數量方式（通常是經費）具體表示出來稱之。

 

預算編列是機構為達成其設立目標，不可或缺的工具，因此任何機構為求發展，必須從預算著手，妥善規畫未來，掌握資源以開創有利的局面。

 

圖書館預算的編列，可發揮以下經營管理的功能：（一）規畫功能(PlanningFunction)：預算編列有助於圖書館達成目標的途徑，並利用有效的資源做出最佳的規畫配置。

 

預算以貨幣數字表示，可使圖書館的目標更明確且具體。

 

（二）溝通與協調功能(CommunicatingandCoordinatingFunction)：預算編制是以圖書館整體的立場，對各部門預算方案作綜合性的溝通與協調，從而決定圖書館整體的預算與目標。

 

因此，圖書館館長在預算編制時，必須與館內高級主管就圖書館未來發展溝通意見，協調出共識後，依此著手編制預算。

 

（三）激勵功能(MotivatingFunction)：預算是由各部門人員參與編列出來，因此各項預算標準較為合理可行，間接可激勵員工自動自發努力達成目標，發揮激勵的作用。

 

（四）控制功能(ControllingFunction)：圖書館預算列出資金需求估算，並說明理由。

 

經過核可後，一切開支之限度便確立。

 

預算年度結束後，便可以依照實際支出與預算額度相比較，藉以衡量工作績效，同時可作為下一年度編列預算的參考。

 

圖書館預算編列應注意以下的原則：（一）預算編列應由下而上：預算內容往往與資本及經常開支有關，為能確實達到預算的控制功能，預算的內容要越切合實際狀況越好。

 

因此，預算的編制應由組織的基層人員一層層編訂上來，再透過各主管的溝通協調功能，決定整體預算的結構。

 

（二）預算制度必須得到高階主管的支持：圖書館館長必須就圖書館預算內容與上層主管溝通，使之充分了解，以能全力支持預算的內容及制度的實行。

 

（三）必須配合機關的會計制度：預算離不開資金的編列，資金的動支與所屬機關的會計制度息息相關。

 

因此，圖書館預算編訂時，必須配合會計制度，以能編訂出符合會計規格的預算。

 

（四）必須有健全的組織結構，職權明確畫分：預算編列與各部門的服務計畫密不可分，預算的確立象徵資源的取得及控制各部門作業的工具。

 

因此，建全的組織結構與權責，才可衡量績效與分析差異，也才不會混亂預算制度。

 

（五）預算編列必須有彈性，以適應動態的環境：預算雖是按原計畫來編列，但並非一成不變的僵化方案。

 

要隨環境及目標之實際變化機動調整，所以在預算編列時，應該畫量寬列，以保持適當的彈性。

 

（六）預算的編訂重視人性面，鼓勵每位館員的參與：預算由人來編訂亦由人來執行，鼓勵每位館員參與制訂預算，經過主管的支持及接受後，相對也激勵每位館員對計畫的執行。

 

圖書館預算是圖書館對未來計畫規畫的一部分，編訂一分切合需要的圖書館預算，必須經過一段時間經驗的累積。

 

因此，圖書館在每個預算年度結來後，必須就當年度預算執行結果予以檢討，找出優缺點，以作為下一年度預算編列的參考。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary